Werken met templates (sjablonen) in MS Word

U werkt ongetwijfeld dagelijks met een tekstverwerkingsprogramma voor het maken van verslagen en allerhande documenten. Kent u of benut u hierbij de mogelijkheden van dit programma? Hebt u soms ook het gevoel dat er een snellere en betere manier van werken moet bestaan? Zou u niet graag snel en efficiënt nieuwe documenten kunnen aanmaken met de vorm, lay-out en vaste inhoud zoals u dit wil?

In het programma Microsoft Word is een handig en eenvoudig systeem voorzien om dit te kunnen doen. Jammer genoeg is dit bij slechts heel weinig gebruikers gekend en wordt er in de praktijk veel gekopieerd, geknipt en geplakt met alle gevolgen van dien...

Voor het maken van verslagen, facturen, plannen of documenten met een vaste structuur is het heel handig om te werken met templates. U kan ook uw standaard template aanpassen zodat u bij elk nieuw document vertrekt van een document met uw eigen hoofding, lettertype en paginaindeling. U moet deze indeling dan niet meer per document aanpassen!

In zo'n template legt u de structuur en de vaste inhoud van het document vast. Voor elk type document maakt u een afzonderlijke template. Dit lijkt veel werk, maar dat is het niet. U kan uw templates zeer eenvoudig aanmaken op basis van uw bestaande documenten. De template wordt dan de blauwdruk voor dat type document. Templates hebben een .dot of .dotx extensie. Na het openen hebt u een nieuw aangemaakt document (.doc of .docx) op basis van de structuur en inhoud van de template. Dit nieuwe document moet u bij het opslaan een nieuwe naam geven en opslaan als een nieuw document. U zal dus geen oude bestanden meer overschrijven met nieuwe gegevens!

Templates (of sjablonen in het Nederlands) worden dus gebruikt voor het 'personaliseren' van standaarddocumenten. Als een document bestaat uit 70% standaardtekst en 30% in te vullen tekst, maakt u een template met de juiste lay-out en standaardtekst en markeert u in het document waar het aangevuld moet worden.

Eens u werkt met documenten die u aanmaakt op basis van een template, kan u zich concentreren op de inhoud en bent u er zeker van dat de vorm en lay-out van uw documenten steeds dezelfde is. U spaart hierdoor veel tijd uit en u maakt minder fouten. Heel wat gebruikers kopieren eerst een vorig bestand en passen dit dan aan. Hierbij loopt u het risico dat u bepaalde zaken vergeet aan te passen en dus een foutief document aflevert!

Op zoek naar een praktijkvoorbeeld van een template? Stuur ons een e-mail met uw versie van Word en we leggen u stap voor stap uit hoe u een template aanmaakt en gebruikt. Hebt u hulp nodig bij het aanmaken van uw templates of hebt u specifieke vragen rond het gebruik van templates in Word of Excel? Stuur ons uw vraag door via e-mail!

Tip: Verzend uw documenten nooit digitaal als Word-bestand (docx of doc) maar maak er altijd eerst een pdf bestand van. Zo kan u er steeds zeker van zijn dat uw document na het verzenden niet meer gewijzigd wordt!



Reacties:

 Peter - 28/01/2011 21:47

We hebben ondertussen een uitgewerkt voorbeeld toegevoegd op de website. Klik hier om het voorbeeld te bekijken

 Joyce Meyers - 28/01/2011 17:31

Ook ik ben zeer benieuwd...

 Catherine Bisceglie - 27/01/2011 14:53

Hallo, Ik ben heel erg benieuwd naar de uitvoering hierban. Waar stuur ik een voorbeeld naartoe ? Mvg, Catherine

Reageer:

Naam (*)
Email (*) - niet zichtbaar op de website
opmerking (*)